Un Blanco que ya no es más estático

Fuimos formados como arqueros capaces de apuntarle a una diana.  El mundo actual nos obliga a prepararnos para interactuar con un blanco que se mueve, defiende y hasta contra ataca.

En estos días, interactuando con un equipo de trabajo, me di cuenta que su acción seguía una dinámica supeditada a lo que ocurre en la analogía de “arqueros tratando de acertar una flecha en el centro de una diana”.  ¿Cuáles son las características de esta dinámica que creo vale la pena destacar?:

• Está garantizado que el blanco va a permanecer estático, algo que reduce significativamente el espacio de interacciones posibles.
• La interacción es entre una persona (arquero) y un objeto (el blanco)
• Todo el esfuerzo y posibilidad de mejora se concentra en: el arquero, el arco, la flecha, la distancia y el tamaño de la diana, condiciones ambientales, y similares. 

Mi siguiente reflexión fue que operamos así, porque para esto es que hemos sido formados.

Vamos a observar en el definir tradicional de proyectos, cómo influye el actuar desde esta analogía:

 

• Se asume que, usando ciertas técnicas de diseño, en algún momento se puede “congelar la imagen” y visualizar el objeto o artefacto que se quiere, para luego construirlo.  En nuestra analogía, esto equivale a decir, que eventualmente uno, y todos los involucrados, vamos a poder distinguir el mismo blanco al cual acertar: donde está, que tamaño tiene, donde hay que apuntar, etc.
• Conectamos el presente con lo deseado, definiendo actividades sugeridas por la imagen congelada de lo que se quiere, de manera esencialmente serial, en base a análisis lineales de descomposición[1], presumiendo además que somos capaces de prever con qué nos vamos a encontrar en el camino.  En nuestra analogía, esto equivale a ubicar las posibles líneas de vista hacia el blanco y asignar a nuestros arqueros para disparar desde aquellos lugares que algún criterio nos indique, asumiendo que al momento de disparar, no habrá nada imprevisto que se interponga, y que por supuesto, el blanco permanecerá estático.
• Creemos estar preparados para emprender el proyecto, que incluso sabemos lo que no sabemos, y que por lo tanto, eso es algo que podemos incorporar antes o durante el proyecto.  En nuestra analogía, esto equivale a suponer que sabemos cuales son los arqueros adecuados, cuál es el tipo de arcos y flechas a utilizar, las condiciones ambientales para el momento de disparar, etc.; y, que seremos capaces de tener todo esto disponible al momento de ejecutar.

Con estas creencias definimos un plan, válido en términos de las mejores prácticas existentes; y luego, sólo queda ejecutarlo rigurosamente.  En nuestra analogía, esto equivale a decir que una vez que el plan está listo, los arqueros serán capaces de ubicarse, prepararse y disparar al blanco definido con un alto nivel de acierto.

Dado que los resultados obtenidos no están siendo satisfactorios, creo conveniente mover nuestra perspectiva, utilizando para ello alguna otra analogía en donde aceptemos de antemano que el blanco no es estático.

Yo he escogido, la de un combate de box.

¿Cuáles son las características de esta dinámica que valdría  la pena destacar?:

 

• Rápidamente comprendemos que en cada interacción el blanco se mueve, defiende y contra ataca.  Esto es, porque en ambos extremos lo que encontramos son personas.
• Basta con que se anuncie el combate para que empiece a pasar cosas, es decir cada interacción tiene consecuencias que generan nuevas interacciones con sus propias consecuencias, en un ciclo recurrente que tiende al infinito.
• Para acotar el espacio de interacciones posibles, definimos reglas y roles para asegurar que éstas se cumplan: no golpear bajo la cintura, que se requiere para ganar, tiempo de duración, y similares.  Son pocas reglas y bastante simples.  En lo demás, los contendientes tienen gran autonomía, razón por la cual lo que hacen es totalmente adaptativo a lo que ocurre en el combate, segundo a segundo, round a round.
• Existe una planificación táctica previa, pero los contendientes no tienen problema en cambiarla parcial o totalmente luego de iniciado el combate.  

Bajo esta analogía, podemos visualizar nuevas cosas que nos serían muy útiles al definir proyectos:

 

• Necesitamos comprender que construiremos artefactos, pero en realidad, lo que vamos a hacer es cambiarle la vida a las personas involucradas.
• Para ir desde donde estamos a ese lugar final del cual sólo podemos tener aproximaciones, necesitamos un ciclo virtuoso, evolutivo y expansivo de acciones que nos permita dinámicamente: Conceptualizar - Materializar - Implantar (ver imagen a la izquierda), hasta lograr satisfacción en los involucrados principales, en base a los criterios maestros que dieron vida al proyecto.
• Hay alta incertidumbre en el camino a seguir, lo cual nos lleva a tratar responsablemente los riesgos inherentes.
• Necesitamos determinar cuan listos estamos y reconocer que hay cosas que no sabemos que no sabemos, las cuales podrían surgir durante el proyecto, razón por la cual debemos estar atentos a identificarlas oportunamente y dispuestos a resolverlas de algún modo, según la situación existente a ese momento.
• La definición del proyecto debe buscar establecer algunas reglas simples, las necesarias para acotar las interacciones posibles a aquéllas que van a producir los resultados esperados, dejando a los involucrados suficiente autonomía de acción durante la ejecución del proyecto.

Para trabajar de esta forma, se nos hace evidente que necesitamos nuevas competencias.  Estas competencias hoy se las conoce como Soft Skills o “Habilidades Interpersonales” (PMBOK 4ta. Edición-Anexo G).

Creo que estas competencias emergentes las necesitan tanto los integrantes y conductores de equipos de trabajo, como los responsables de la gerencia y gobierno de la organización, para que rindan todo su potencial en el menor tiempo posible.

En esta oportunidad, de estas Soft Skills, quisiera destacar las siguientes:

Autonomía responsable

Algo que las personas alcanzan cuando logran desarrollar habilidades que les permitan: equilibrio personal, relacionarse efectivamente y comprometerse responsablemente con otros, adaptación continua al medio, liderazgo situacional, coaching, mentoring, negociación, capacidad de logro, diseño de futuro con innovación, entre otras.

Pensamiento sistémico

En términos simples, es un marco conceptual, que al observar el mundo real, nos permite identificar en él mecanismos generativos en acción (sistemas), y apreciar en ellos tanto la funcionalidad de los elementos que lo forman, como las relaciones entre ellos, y con su entorno.

Modelos mentales

Me refiero aquí a la capacidad de elaborar representaciones conceptuales que nos permitan comprender lo que ocurre en el mundo real. (Este post trata sobre un modelo mental)

Al adquirir estas habilidades, estaremos preparados para:

• Comprender mejor lo que nos pasa y nos puede pasar en nuestros proyectos.
• Definir proyectos viables e innovadores, desde la perspectiva humana de los involucrados.
• Obtener la autonomía necesaria para alcanzar altos niveles de satisfacción con los resultados obtenidos.
• Definir estrategias exitosas para manejar los imprevistos y el impacto que los cambios del proyecto traerá en los involucrados.

Para la Organización, creo que esto sería un primer paso para mejorar la capacidad de aprendizaje colectivo, preparándola para una mayor sostenibilidad, a través de una mejor adaptación continua al medio.

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[1] Se permite alguna concurrencia y caminos críticos.  La forma típica a seguir sigue la analogía del árbol